Googleフォームで欠席連絡受付を行う方法

Googleフォームで欠席連絡を受け付けるには…

欠席連絡の受付方法をこれまでの電話からGoogleフォームに切り替える学校が増えています。そこで、Googleフォームで欠席連絡を受け付ける場合の注意点をまとめました。

欠席連絡をオンライン化することで、朝の電話応対がなくなり、朝の時間に余裕ができるというメリットがある一方で、気をつけなければならないこともあります。

とりあえず始めてみた…だとトラブルになることもあるので、これから始めようとする学校は参考にして下さい。

欠席連絡フォームを作成する前に検討すべきこと

Googleで欠席連絡フォームを作成する前に決めておかなければならないことがあります。

【１】アクセス制限（誰がフォームに登録できるのか）

最初に決めなければならないのは、だれが欠席連絡フォームで登録するかということです。
答えは、「保護者」となるのでしょうが、その「保護者」をどのように識別するかが問題です。

このフォームから登録してくださいとURLを保護者にだけお知らせする方法は無意味です。
保護者が子どもにそのURLを伝えてしまったら「おわり」。

「やり方がわからないから、自分で登録しておいて」と子どもに教えてしまう保護者がいます。こうしたものはURLを知った子どもが友だちに教えて、友だちがまた友だちに…とあっという間に拡がります。

子どもが欠席連絡を登録できることになり、親の知らないところで学校を休んでいるということになります。このため、登録できる人（アカウント）を識別しなければなりません。

Googleフォームで用意されているアクセス制限方法は「組織内のアカウント（特定のドメイン内）のみOK」と「組織外のアカウントもOK」です。アクセスを制限するためには「組織内のアカウント（特定のドメイン内）のみOK」を選択。

ただし、「組織内のアカウント（特定のドメイン内）のみOK」を選んだ場合は、保護者が個人で持っているGoogleアカウントからは登録できなくなります（学校が保護者用のアカウントを作成して、そのアカウントから保護者は登録）。

保護者は欠席連絡を登録するときは学校が用意したアカウントに切り替えなければならないので、利便性が下がりますが、子どもの安全性を考慮するとこうなります。

反対に「組織外のアカウントもOK」であれば、登録したのが保護者とは限らないという前提で運用（*1）を決める必要があります。

運用（*1）の例…Googleフォームでは登録した人のアドレスを収集することが可能なので、登録した人のアドレスと事前に保護者から申請のあった「このアドレスを使用します」というリストと突き合わせて、間違いなく保護者が登録したものかを確認するなど。ただし、かなりの手間がかかる方法なので現実的ではありません（それならオンライン化せずに電話連絡のほうが効率的となります）。

欠席連絡フォーム内に「登録は必ず保護者の方が行ってください」と注意文言を掲載しておいて、それでも児童・生徒が保護者に無断で登録したのであれば、それはその子が悪い（システムのせいではない＝学校の責任ではない）と言い切れるのであれば、アクセス制限は必要ありません。