【教員向け】Gemini Notebook「Data Table」学校での活用事例5選！校務の業務削減を実現する情報集約術

日々の校務で、バラバラの形式で作られたWordやPDFの資料から必要な情報を抜き出し、一覧表にまとめる作業に疲弊していませんか？Gemini Notebookの「Data Table」機能を使えば、時間のかかる手作業を一瞬で終わらせることができます。

 

 

Gemini Notebook「Data Table」とは？学校DXを加速する新機能

AIチャットとの違いは「正確なデータ抽出」

通常のAIチャットは文章全体を自然に「要約」するため、細かい情報が抜け落ちるリスクがあります。一方、Data Tableは指定した項目をドキュメント全体から「抜け漏れなく抽出」し、構造化することに特化しています。

 

非構造化データを整理する強力な仕組み

PDFやWordなど、レイアウトが異なる資料（非構造化データ）を一括で読み込み、スプレッドシートやExcelでそのまま扱えるきれいな「表」へと自動変換します。

 

【学校現場】Data Tableの業務集約・活用事例5選

「高校入試パンフレット」の比較表作成

各校で異なるレイアウトのPDFから、説明会日程や特色などの必要項目を抽出し、進路指導用の比較表を一瞬で作成します。

 

「部活動年間活動計画」の課題抽出

各顧問が独自のフォーマットで作成した計画書から、「予算」や「次年度への課題」だけを抜き出して横並びで分析します。

 

共通のフォーマットを使用している場合は、部員数、活動日、活動内容などをエクセルの一覧表にすることができます。ひとつひとつPDFを開いて、該当箇所をコピーして、エクセルに貼り付けという手間が削減されます。

 

「委員会活動報告」等の統合・横断的分析

委員会やクラブ活動で、個別に作成されている文章主体の報告書を統合し、学校全体の成果と課題を客観的なデータとして可視化します。

 

「生徒のアンケート・感想」の傾向把握

授業の振り返りシートなどの自由記述から、「主な疑問点」や「理解度」を抽出し、次回の授業改善に直結させます。

 

生徒に入力させた文言から「将来の夢」「そのために現在努力していること」など項目別に抽出して、エクセルの一覧表にすることができます。

 

「校内アンケート」「動静表」の統合

各教員がワードなどに記入した「校内アンケート」や「長期休暇中の出勤予定」等をもとに、全教員の統合データ（アンケート集計、動静表）を作成することができます。

 

校務の「業務削減」を実現する運用のコツ

抽出はAI、計算はExcelに任せる分業体制

AIはデータの「抽出と整理」に徹し、集計や条件に基づくグループ分けといった複雑な論理処理は、出力した表を使ってExcelの関数やマクロで行うのが最も確実で効率的なアプローチです。

 

精度を高めるプロンプトの型と確認

• 抽出する列名と条件（人数などの単位）を明確に指定する。
• 資料に記載がない場合は「不明と出力する」というルールを設ける。
• 校務のマスターデータとして活用する前に、必ず原典と照合（ファクトチェック）を行う。

 

まとめ：Data Tableで情報集約の手間を削減しよう

散在するデータを集約する時間を削減できれば、より本質的な教育活動にリソースを注ぐことができます。ツールの特性を理解し、日々の業務削減にぜひ役立ててください。